L’intranet d’une entreprise est un outil essentiel pour la communication interne. C’est là que toutes les informations seront centralisées. Aussi, choisir l’outil le mieux adapté à votre entreprise peut sembler un défi important. Pour vous éclairer dans votre décision, nous allons détailler les critères à prendre en compte et les étapes à suivre pour faire le choix du bon intranet adapté à vos besoins.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un intranet ?
Tous les collaborateurs de votre entreprise vont être amenés à utiliser l’intranet au quotidien. Il faut ainsi choisir un outil qui corresponde à vos besoins, mais aussi qui soit convivial et agréable.
Interface conviviale
Pour Studionet, agence experte en création d’intranet, le meilleur outil se caractérise avant tout par sa convivialité et ses possibilités de personnalisation. Une interface utilisateur intuitive, facile à prendre en main et agréable participe à son succès auprès des employés. Il doit aussi être accessible sur tous les terminaux, smartphone et ordinateur, pour s’adapter aux nouvelles manières de travailler (déplacement, télétravail, etc.). Enfin, la personnalisation permet d’adapter l’intranet à la charte de l’entreprise et ainsi développer la culture d’entreprise et l’engagement des collaborateurs.
Fonctionnalités de communication
Les fonctionnalités liées à la communication sont au cœur d’un intranet. C’est le centre névralgique de la communication interne. Une messagerie instantanée, des blogs d’entreprises, des forums, des sondages permettent d’encourager un partage des idées et des feedbacks dans une communication bidirectionnelle et une culture d’entreprise inclusive. Des notifications personnalisées permettent par ailleurs à chaque employé de se tenir au courant de ce qui le concerne sans être submergé d’informations.
Outils de collaboration
L’intranet permet aux employés de travailler ensemble avec efficacité. Il doit donc permettre le partage de documents, les calendriers partagés, les outils de gestion de projet afin de permettre une collaboration efficace et de faciliter le suivi de projet en temps réel.
La co-édition de document, la gestion des versions et l’intégration de plateformes de stockage cloud permet aux équipes de travailler ensemble plus facilement et les tableaux de bords personnalisables et les rapports d’activité donnent un bon aperçu de l’avancée des projets et de l’atteinte des objectifs.
Fonctionnalités RH
L’intranet a aussi pour vocation de permettre un accès facilité à toutes les informations RH nécessaires aux employés, des politiques de l’entreprise aux opportunités de formation et d’évolution. Pour renforcer l’implication des employés et la culture d’entreprise, il est également possible d’y visualiser les performances et les feedbacks.
La gestion des absences, la planification des évaluations et le suivi des performances avec système de récompenses sont autant de fonctionnalités RH qui apporteront une vraie valeur ajoutée à votre entreprise.
Sécurité et confidentialité
La sécurité et la confidentialité des données sont un enjeu majeur dans la mise en place d’un intranet. Il doit protéger les informations de l’entreprise et des employés avec des mesures robustes. Vérifiez que votre futur intranet propose le contrôle d’accès, l’authentification multifacteurs, le cryptage des données et soit bien conforme aux règlementations en vigueur. Une mise à jour régulière de l’intranet et une formation des employés permettent de maintenir un environnement sécurisé dans l’entreprise.
